Il va sans dire que la crise sanitaire qui agite le monde depuis quelques mois a, et aura, des répercussions néfastes sur la santé financière des entreprises.
Dans ces circonstances, il est important, pour l’administrateur de société, de garder à l’esprit la procédure dite « de la sonnette d’alarme » et de ses conditions d’application. Ces conditions ont été modifiées avec l’arrivée du Code des sociétés et des associations.
Lorsqu’ils constatent que l’état financier de la société s’apparente à l’une des situations décrites ci-dessous, il est imposé aux administrateurs de convoquer une assemblée générale dans un délai de deux mois à compter de cette constatation.
L’obligation stricte (et de résultat) de convocation de l’assemblée générale dans les deux mois vaut également lorsque la situation critique visée par la loi n’a pas été constatée mais aurait dû l’être, en vertu des dispositions légales ou des statuts.
Cette dernière hypothèse fait écho à certains moments durant lesquels la société est tenue, en vertu de la loi ou des statuts, de dresser (et de présenter) différents documents comptables (ex : obligation de soumettre aux actionnaires le projet de comptes annuels quinze jours au moins avant l’assemblée générale annuelle). Cela implique donc, pour les administrateurs, une vigilance accrue lors de l’établissement des documents comptables susceptibles de démontrer une carence financière dans la société.
Cette convocation mettra l’assemblée générale face à une alternative : la dissolution de la société ou la mise en place de certaines mesures destinées à assurer sa continuité. Ces mesures de redressement devront être reprises, détaillées et expliquées dans un rapport spécial et séparé de la convocation à l’assemblée générale.
Les conditions d’application de la procédure de la sonnette d’alarme diffèrent selon la forme de la société en difficulté.
S’agissant de la SRL (5 :153 CSA) et de la SC (6 :119 CSA), l’obligation de convocation naît, dès que (l’une des conditions suivantes suffit à rendre obligatoire la procédure) :
La première condition est purement comptable et dans une certaine mesure objective. L’actif net d’une société s’obtient en diminuant l’actif tel qu’il figure au bilan, des provisions et des dettes. La convocation sera de règle lorsque les dettes et les provisions auront dépassé les actifs. Toutefois, il y aura également lieu de convoquer l’assemblée si, bien que supérieur aux provisions et dettes, l’actif encourt un risque de descendre en deçà des premiers. L’organe d’administration aura, dans ce cas, un rôle d’arbitre à jouer, qui appelle bien évidemment à la prudence.
La deuxième condition, introduite par le Code des sociétés et des associations, requiert quant à elle une certaine projection des administrateurs qui devront évaluer à plus ou moins long terme la capacité de leur société à faire face à ses obligations. En cette période de crise COVID-19, ce cas d’application prend évidemment toute son importance.
Dans le cadre de la SA (7:228 et 7:229 CSA), la procédure de la sonnette d’alarme doit être déclenchée aussitôt que l’actif net, par suite de perte, est réduit à un montant inférieur à la moitié du capital.
Tant pour les SRL et SC, que pour la SA, la procédure de la sonnette d’alarme ne doit être respectée qu’une fois tous les douze mois, lorsque son fondement reste le même. Autrement dit, si dans les douze mois qui suivent la convocation de l’assemblée générale, les conditions qui l’ont justifiée réapparaissent, il n’y a plus d’obligation de procéder une seconde fois à la procédure de la sonnette d’alarme. Si par contre, la seconde mise en œuvre de la procédure se justifiait par une autre condition, il y aurait lieu de l’activer.
En cas de non-respect de la procédure décrite ci-dessus, les administrateurs pourront, le cas échéant, voir leur responsabilité personnelle engagée. Le dommage subi par les tiers sera, sauf preuve contraire, présumé résulter de l’absence de convocation de l’assemblée générale. La loi organise ainsi un renversement de la charge de la preuve qui libère un tiers créancier de prouver la corrélation entre l’absence de convocation et le dommage qu’il subit.
En présence de constats inquiétants quant à la situation financière de la société, l’organe d’administration ne doit donc pas perdre de vue les démarches imposées par le Code des sociétés et des associations et garder à l’esprit le délai de deux mois que le Code lui laisse pour prendre ses dispositions en convoquant l’assemblée générale.