fbpx

Vie privée

Le cabinet d’avocats Philippe & Partners accorde la plus grande importance à la confidentialité de vos informations. La présente notice vie privée explique quelles sont les données que le cabinet collecte à votre sujet et la manière dont nous les utilisons, ainsi que les droits dont vous disposez et la façon dont vous pouvez les exercer. Le cabinet s’engage à mettre en œuvre tous les moyens adéquats pour préserver la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel.

  • 1. Qui collecte vos données personnelles ?

    L’association d’avocats Philippe & Partners, regroupant ses implantations de Bruxelles, Liège, Mons, Luxembourg, Düsseldorf, Londres et Paris (pour plus d’informations au sujet de nos implantations, voy. www.philippelaw.eu/fr/contact), collecte vos données personnelles pour son propre compte, en tant que responsable du traitement.

    Vous pouvez nous joindre via les coordonnées suivantes :

    Philippe & Partners
    Chaussée de La Hulpe, 181/9
    1170 Bruxelles
    Tél. : 02/250.39.80
    E-mail : privacy@philippelaw.eu

  • 2. Quelles sont les données personnelles collectées par le cabinet ?

    Les données traitées par le cabinet vont dépendre de votre qualité. Le tableau ci-dessous synthétise les différentes situations qui peuvent survenir.

    Le cabinet s’engage à mettre tout en œuvre pour collecter et traiter uniquement les données strictement nécessaires pour la bonne gestion du dossier. En particulier, nous attirons votre attention sur le fait qu’il est important que vous veilliez également vous-mêmes à ne nous transmettre que les informations pertinentes dans le cadre de votre dossier.

    Données des clients et données des représentants / préposés / assurés / partenaires commerciaux / familles… des clients Données des adversaires et personnes mentionnées dans le dossier Données des avocats d’autres cabinets / juges / mandataires de justice, etc. Données des (préposés et représentants des) fournisseurs et prestataires de services
    Le cabinet est avant tout un cabinet d’affaires. En conséquence, les données personnelles traitées sont rarement directement relatives aux clients (qui sont souvent des entreprises), mais concernent plutôt des personnes liées à ces entreprises (représentants, préposés, assurés, clients, etc.). Si vous êtes un client particulier, le cabinet traitera toutefois également des données personnelles directement relatives à vous-mêmes et/ou à votre famille.
    Exception faite des données de contact qui sont collectées de façon standardisées en vue de la création et de la gestion du dossier (données d’identification du client), les catégories de données traitées sont potentiellement très variées et dépendront en grande partie de la nature du dossier que vous nous confiez.
    En tant qu’avocats, nous sommes également susceptibles de traiter des données présentant une certaine sensibilité :

    • des données relatives à des condamnations pénales et des infractions ;
    • des catégories particulières de données.
    Pour assurer la bonne gestion d’un dossier, il sera, dans la plupart des cas, nécessaire de traiter des données à caractère personnel relatives à des « adversaires » des clients du cabinet ainsi qu’à d’autres tiers dont le nom sera repris dans le dossier, que ces tiers soient des membres de sa famille, des cocontractants, des relations professionnelles, etc.
    Comme dans le cas des clients, la nature des données concernées sera, par la force des choses, très variée et dépendra très largement du type de litige. De la même manière, des données relatives à des condamnations pénales et des infractions et des catégories particulières de données sont également susceptibles d’être traitées.
    En raison du secret professionnel, ces informations seront par ailleurs dans certains cas traitées à l’insu de la personne concernée.
    Dans l’exercice de ses fonctions, l’avocat est nécessairement amené à être en contact avec d’autres acteurs du monde judiciaire : l’on pense ici essentiellement aux avocats d’autres cabinets, huissiers de justice, magistrats et greffiers.
    Les données à caractère personnel traitées au sujet de ces personnes sont relativement limitées : il s’agira des noms et prénoms, titres, de l’activité professionnelle et, dans certains cas, des données de contact, ainsi que les associés (dans le cas des avocats).
    Le cabinet traite également les données à caractère personnel des préposés de ses fournisseurs et prestataires de services.
    Ces données sont à nouveau relativement limitées : il s’agira des noms et prénoms et des données de contact de ces personnes, ainsi que de leur activité professionnelle et de la société pour laquelle ces personnes travaillent.
  • 3. À quelles fins et sur la base de quel fondement le cabinet utilise-t-il les données personnelles ?

    Le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« règlement général sur la protection des données » ou « RGPD ») impose que tout traitement s’appuie sur l’une des six bases de légitimité qu’il énumère :

    • le consentement de la personne concernée,
    • la nécessité pour l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée ou de mesures précontractuelles à la demande de celle-ci,
    • une obligation légale,
    • la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique,
    • une mission d’intérêt public ou,
    • l’intérêt légitime du responsable de traitement.

    Le tableau ci-dessous synthétise les différentes finalités des traitements réalisés par le cabinet et les bases de légitimité sur lesquelles ces traitements s’appuient.

    Données des clients et données des représentants / préposés / assurés / partenaires commerciaux /familles… des clients Données des adversaires et personnes mentionnées dans le dossier Données des avocats d’autres cabinets / juges / mandataires de justice, etc. Données des (préposés et représentants des) fournisseurs et prestataires de services
    1e finalité : la gestion du dossier confié par le client au cabinet (avis juridique ou procédure judiciaire ou autre). Les données à caractère personnel sont nécessaires pour appliquer le droit à une situation particulière.
    Les bases de légitimé de ce traitement sont, selon les cas, l’exécution d’un contrat (pour les données relatives au client lui-même), une obligation légale (notamment dans le cadre des procédures judiciaires) ou, dans les autres cas, l’intérêt légitime pondéré de l’avocat à disposer de toutes les données utiles à assurer la défense de son client (article 6.1, f) RGPD), conformément à la mission qui lui est conférée par la loi et au serment qu’il a prêté.

    2e finalité : la gestion administrative des clients (ouverture du dossier, encodage des prestations, facturation, etc.). Les bases de légitimé de ce traitement sont l’exécution d’un contrat (pour les données relatives au client lui-même) ou l’intérêt légitime (pour les données relatives à des représentants/préposés du client) ou, dans certains cas, une obligation légale (en matière comptable/fiscale).

    3e finalité : la prévention du blanchiment. La base de légitimité de ce traitement est une obligation légale.

    4e finalité : la gestion du contentieux éventuel (essentiellement en matière d’honoraires). La base de légitimité de ce traitement est l’intérêt légitime du cabinet.

    5e finalité : la promotion de nos services. La base de légitimité de ce traitement est l’intérêt légitime du cabinet.

    La seule finalité en vue de laquelle ces données pourront être utilisées est la gestion du dossier du client et la défense de ses intérêts.
    En raison de sa spécificité et des différentes facettes que comporte le métier d’avocat, le traitement de ces données à caractère personnel pourra s’appuyer sur deux bases de légitimité qui seront combinées selon les circonstances :

    • l’intérêt légitime de l’avocat à disposer de toutes les données utiles à assurer la défense de son client, conformément à la mission qui lui est conférée par la loi et au serment qu’il a prêté ;
    • les obligations légales qui incombent à l’avocat (article 6.1, c) RGPD), telles que par exemple l’obligation de renseigner certaines données à caractère personnel dans une citation ou encore celle de joindre un certificat de domicile ou un extrait du registre national à une requête contradictoire.
    La seule finalité en vue de laquelle ces données pourront être utilisées est la gestion du dossier du client.
    Les bases de légitimité sur lesquelles ce traitement s’appuie seront:

    • les obligations légales qui incombent à l’avocat dans le cadre de la procédure judiciaire (telles que la communication de conclusions à la partie adverse, etc.) ;
    • l’intérêt légitime du cabinet. Les données de contact dont nous disposons sont soit publiques (dans le cas des avocats, par exemple), soit nous sont communiquées dans le cadre de notre relation professionnelle avec ces acteurs (par exemple, les adresses email des huissiers).
    1e finalité : la gestion de la relation contractuelle du cabinet avec ces fournisseurs et prestataires de services. Les bases de légitimité de ce traitement sont la nécessité pour l’exécution d’un contrat – lorsque celui-ci est conclu directement avec la personne concernée – ou l’intérêt légitime du cabinet lorsque le contrat de fourniture ou de prestation de services est conclu avec l’employeur de la personne concernée ou la société que cette personne représente.

    2e finalité : la gestion du contentieux. La base de légitimité de ce traitement est l’intérêt légitime du cabinet.

  • 4. Quelles sont les raisons pour lesquelles nous partageons vos données personnelles ?

    En aucun cas le cabinet ne vendra vos données à caractère personnel.

    En vue d’assurer la bonne exécution de notre mission et des finalités détaillées ci-avant, nous sommes toutefois parfois amenés à communiquer ou à donner accès à certaines informations à des tiers tels que :

    • les avocats de la partie adverse, les huissiers de justice et les cours et tribunaux dans le cadre de la gestion des dossiers ;
    • nos prestataires informatiques, par exemple en cas d’intervention sur nos systèmes ;
    • l’administration fiscale pour les données de facturation.
  • 5. Combien de temps les données personnelles seront-elles conservées ?

    La durée de la conservation de vos données sera déterminée par :

    • les finalités détaillées ci-dessus ;
    • d’éventuelles obligations légales de conservation de données ;
    • le délai de prescription légal applicable.

    Les principaux délais sont les suivants :

    Données des clients et données des représentants / préposés / assurés / partenaires commerciaux / familles… des clients Données des adversaires et personnes mentionnées dans le dossier Données des avocats d’autres cabinets / juges / mandataires de justice, etc. Données des (préposés et représentants des) fournisseurs et prestataires de services
    Données de facturation : jusqu’à l’échéance de nos obligations fiscales et comptables (7 années fiscales complètes)

    Données particulières à chaque dossier : 5 ans après l´achèvement du dossier

    Données communes aux dossiers : 5 ans après l’achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée

    Promotion de nos services : jusqu’à ce que vous nous demandiez de mettre fin à ce traitement

    Blanchiment : 10 ans après l´achèvement de la dernière mission que vous nous avez confiée

    Données particulières à chaque dossier : 5 ans après l´achèvement du dossier Données de contact : Vos données seront conservées aussi longtemps que nos relations professionnelles le justifieront. Données de contact : 10 ans après la fin du contrat
  • 6. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

    En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits. Vous trouverez ci-dessous une brève description de ces droits et de la manière dont vous pouvez les mettre en œuvre.

    Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que le secret professionnel nous empêchera, dans certains cas, de donner suite à votre demande.

    • Droit à l’information

    Vous pouvez nous adresser toute question concernant l’enregistrement et le traitement de vos données.

    • Droit d’accès

    Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée au cabinet, obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non et, le cas échéant, l’accès auxdites données ainsi qu’une copie gratuite de celles-ci. Toute copie supplémentaire vous sera remise moyennant le paiement préalable de frais administratifs d’un montant de 50 €.

    • Droit à la rectification

    Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée au cabinet, obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant ou concernant vos enfants qui seraient inexactes. Vous pouvez, de la même façon, solliciter que les données incomplètes soient complétées.

    • Droit à l’effacement

    Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée au cabinet, obtenir l’effacement de vos données personnelles, à condition que l’un des motifs suivants s’applique :

      • les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
      • vous avez retiré votre consentement sur lequel était fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique pour celui-ci ;
      • vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour celui-ci ;
      • les données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
      • les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.
    • Droit à la limitation du traitement

    Vous pouvez solliciter, en envoyant une demande écrite au cabinet, la limitation du traitement pour une des raisons suivantes :

    • vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’exactitude des données) ;
    • en cas de traitement illicite, vous vous opposez à l’effacement de vos données et sollicitez la limitation de leur utilisation ;
    • le cabinet n’a plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
    • vous vous êtes opposé au traitement (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’existence de motifs légitimes poursuivis par le cabinet qui prévaudraient sur les vôtres).

    Lorsque la limitation du traitement est octroyée, les données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, plus être traitées qu’avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

    • Droit d’opposition

    Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment et en envoyant une demande écrite au cabinet, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet.

    Le cabinet ne traitera plus ces données à caractère personnel, à moins qu’il ne soit démontré qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

    Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.

    • Droit à la portabilité

    Vous avez le droit, en envoyant une demande écrite au cabinet, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant ou concernant vos enfants que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le cabinet n’y fasse obstacle, lorsque :

      • le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ; et que
      • le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
    • Droit de retrait du consentement

    Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment en envoyant une demande écrite au cabinet. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

    • Droit d’introduire une réclamation

    Le cabinet fournit ses meilleurs efforts pour veiller au respect de ses obligations légales en matière de protection des données et pour donner suite le plus rapidement possibilité à toute réclamation qui lui serait adressée à cet égard.

    Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas satisfait de la réponse reçue, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle belge.

    Rue Haute, 139
    1000 Bruxelles
    Tél. : +32 2 213 85 40
    Fax. : +32 2 213 85 65
    E-mail : contact@apd-gba.be

    Vous avez également la possibilité de vous adresser à l’autorité de contrôle de votre pays. Vous trouverez les coordonnées de toutes les autorités de contrôle ici : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr.