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Amélioration de la correspondance par e-mail

La valeur de la correspondance électronique, ou de la correspondance par voie électronique en général, a depuis lors reçu un cadre juridique. Le nouveau code civil précise désormais dans la loi les conditions que doit remplir une telle correspondance pour être considérée comme un moyen de notification valable. Adieu le courrier recommandé « classique »…

La base juridique

Pour les personnes extérieures au secteur juridique, cela peut paraître invraisemblable, mais jusqu’à récemment, un e-mail n’était pas reconnu légalement comme un moyen de notification valable. Mettre fin à un contrat de travail, résilier son assurance ou protester contre une facture par voie électronique, cela n’avait en fait que peu de valeur. Heureusement, la jurisprudence était généralement beaucoup plus souple. En partie sous l’impulsion des articles 1322 et 2281 de l’ancien Code civil, entre autres, un e-mail y était généralement retenu comme une notification valable, à tout le moins un début de preuve. Toutefois, depuis l’entrée en vigueur du livre 1 du nouveau code civil le 1er janvier 2023, il existe désormais également une base légale.

Littéralement, le nouvel article 1.5 se lit comme suit : « La notification est la communication d’une décision ou d’un fait par une personne à une ou plusieurs personnes déterminées. La notification parvient au destinataire lorsqu’il en prend connaissance ou aurait pu raisonnablement en prendre connaissance. La notification faite par voie électronique parvient au destinataire soit lorsqu’il en prend connaissance, soit lorsqu’il aurait raisonnablement pu en prendre connaissance dans la mesure où, dans cette dernière hypothèse, ce destinataire a préalablement accepté l’utilisation de l’adresse électronique ou de tout autre moyen de communication électronique utilisé par la personne qui procède à la notification ». (Art. 1.5 Nouveau Code Civil).

Ainsi, la question de savoir si une correspondance (purement) électronique est acceptée comme une notification valable est principalement évaluée du côté de son destinataire et dépend d’un certain nombre de circonstances et de conditions qui doivent être remplies.

Voorwaarden

Une notification électronique n’est considérée comme valable que si l’expéditeur peut prouver que le destinataire en a effectivement pris connaissance. Le législateur a ainsi voulu protéger le destinataire contre, par exemple, les courriels qui aboutissent dans les spams, ou les courriels adressés à des adresses qui ne sont plus utilisées ou qui sont mal rédigées. La preuve la plus probante de la connaissance effective est un accusé de réception et, mieux encore, de lecture, ou, bien sûr, une réponse ou une réaction du destinataire. Il va de soi que l’on ne peut pas nier par la suite avoir pris connaissance de la communication.

Si l’expéditeur ne peut pas apporter la preuve de la connaissance effective par le destinataire, la notification ne sera acceptée que s’il est démontré que le destinataire « pouvait raisonnablement prendre connaissance de la notification », c’est-à-dire si l’expéditeur peut prouver qu’un courrier électronique a effectivement été envoyé, qu’il a été envoyé à l’adresse habituelle du destinataire, qu’il n’a pas reçu de message d’erreur, etc. Toutefois, cela est soumis à une condition préalable, à savoir que le destinataire ait consenti à ce moyen de communication. L’expéditeur d’une notification électronique, e-mail ou autre, devra donc prouver que le destinataire a accepté que son adresse e-mail, ou tout autre moyen électronique (SMS, whatsapp, edm.) qui lui est lié, soit utilisée pour des notifications formelles ou officielles. Cela peut se faire de différentes manières : par une déclaration formelle spécifiquement rédigée à cet effet par le destinataire concerné, ou par une mention dans un accord signé par lui, éventuellement même dans des conditions générales s’il peut être démontré que celles-ci étaient connues et acceptées.

La jurisprudence devra le dire, mais selon la formulation littérale de la loi, en principe, une adresse électronique spécifique ou un autre moyen de communication électronique spécifique devra être mentionné, plus précisément ce que l’expéditeur a utilisé. On peut supposer que, dans la pratique, une telle acceptation sera également acceptée sur la base de la coutume, sur la base de la pratique en quelque sorte. S’il s’avère que la communication électronique est le moyen habituel de communication entre les parties et que la même adresse électronique est toujours utilisée dans ce processus, les tribunaux accepteront, en principe, comme un accord que la communication est faite de cette manière et que le destinataire pouvait raisonnablement en prendre connaissance.

Conclusion

Une base juridique pour les notifications officielles par voie électronique, mais liée à certaines conditions et à une certaine protection du destinataire. Cette protection n’est pas injustifiée, en tout cas dans les situations où le destinataire est, pour ainsi dire, l’objet de la communication (par exemple, résiliation d’un accord ou d’une coopération, résiliation d’un bail, etc.)

En substance, il s’agit pour l’expéditeur de prouver que le destinataire a effectivement pris connaissance de la communication. Si cette preuve « irréfutable » ne peut être apportée, il faut au moins démontrer que le destinataire pouvait raisonnablement en prendre connaissance et, d’autre part, qu’il a accepté à l’avance que les notifications officielles soient effectuées par voie électronique. Dans ce cas, toutefois, les moyens utilisés, et en particulier l’adresse ou le numéro utilisé, doivent également être mentionnés dans cet accord ou cette entente.

Par conséquent, si l’expéditeur ne veut courir aucun risque, il peut être judicieux d’envoyer le contenu d’une notification électronique par courrier recommandé, avec accusé de réception par les services postaux.

En outre, le courrier recommandé restera le point de départ et la voie à suivre lorsque des accords ou des conditions (générales) stipulent expressément que les notifications officielles concernant des mises à jour, des lacunes, voire des avis, etc. doivent être envoyées par courrier recommandé.