Trois ans après la réforme du droit des sociétés : quelles formalités doivent être accomplies avant le 1er janvier 2024 ?

Le 1er mai 2019, la réforme du droit des sociétés est entrée en vigueur. A la suite de cette réforme, les règles régissant la vie des sociétés ont été révisées en profondeur. L’objectif premier étant d’avoir une plus grande flexibilité, modernisation et simplification du droit des sociétés, il en a résulté une disparition de certaines formes de sociétés (1). En raison de cette extinction de certaines catégories, les sociétés existantes doivent, si nécessaire, modifier leur forme juridique et ce, avant le 1er janvier 2024 (2). Vous trouverez dans cette newsletter toutes les informations pratiques à cet égard (3).

1. La disparition des différentes formes de sociétés

Parmi les formes sociétales qui ont fait l’objet de ce véritable Big Bang, nous pouvons citer les suivantes :

• Toutes les sociétés privées à responsabilités limitées (SPRL), qui doivent, dès lors, être transformées en sociétés à responsabilité limitée (SRL). La SRL devient la société « de base », pour laquelle les notions de capital et de capital minimum obligatoire ont par ailleurs disparu. Les SRL peuvent également, dès à présent, être constituées par un seul actionnaire.
• Les sociétés coopératives ne respectant plus la finalité coopérative doivent également changer de forme. La réforme a mis un point d’attention à ce que le caractère « coopératif » de ces sociétés soit assuré de façon effective.
• Les sociétés en commandite par actions (CSA), les sociétés momentanées ainsi que les sociétés coopératives à responsabilité illimitée (SCRI) ont également disparu. Les sociétés qui existaient sous cette forme et qui continuent d’exister, doivent obligatoirement être transformées.

Pour résumer, il ne reste plus que quatre formes de sociétés : la société anonyme (SA), la société à responsabilité limitée (SRL), la société coopérative et la société simple.

2. Les formalités à accomplir d’ici janvier 2024

2.1. Modification des statuts de sorte à changer la forme juridique de la société

La transformation doit se faire par une modification des statuts. Cette modification doit se faire soit en même temps que la première modification des statuts entre l’entrée en vigueur de la réforme (à condition que celle-ci intervienne avant le 1er janvier 2024), soit par une modification des statuts spécifiquement organisée à cette fin.

Attention, si vous avez l’intention de modifier vos statuts prochainement, vous n’avez alors plus le choix : vous devez convertir votre société lors de cette modification. En effet, vous ne pouvez pas procéder à la modification de vos statuts et remettre à plus tard la transformation de votre société. Par exemple, si le 15 octobre 2023, vous souhaitez modifier l’objet social de votre société en commandite par actions, pour ce faire, vous devez modifier vos statuts. Lors de la modification de vos statuts ayant pour finalité de modifier l’objet de votre société, vous devrez également modifier la forme de votre société et ce, même si l’échéance du 1er janvier 2024 n’est pas encore atteinte.

Si une telle modification des statuts n’est pas réalisée avant le 31 décembre 2023, la société acquerra automatiquement la forme juridique la plus ressemblante avec l’ancienne forme.

Par exemple :

• Toutes les sociétés en commandite par actions (SCA) deviendront des sociétés anonymes (SA) avec administrateur unique. Il faut faire attention au fait qu’à la suite de cette conversion, la responsabilité illimitée de l’ancien associé gérant sera limitée. L’associé gérant restera toutefois responsable des dettes présentes avant la transformation.
• Les sociétés coopératives à responsabilité limitée (SCRL) deviendront des sociétés coopératives (SC) si le caractère coopératif est présent ou des sociétés à responsabilités limitées (SRL) si aucun caractère coopératif n’est manifeste.
• Les sociétés privées à responsabilités limitées (SPRL) telles les SPRL unipersonnelles (SPRLU) et les SPRL Starter (SPRL-S) seront transformées en sociétés à responsabilité limitée (SRL).
• Les sociétés coopératives à responsabilité illimitée (SCRI) opteront en principe soit pour une société coopérative (SC), soit pour une société à responsabilité limitée (SRL), soit pour une société en nom collectif (SNC).
• Les sociétés momentanées peuvent être converties en sociétés simples (SS) qui peuvent, elles aussi, être composées d’associés passifs. Il faut simplement faire attention au fait que si votre société momentanée a été constituée sans statuts écrits, vous devez tout de même indiquer dans toutes vos communications que votre société a été convertie en société simple. En outre, vous devrez inscrire votre société simple à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

S’il n’est pas connu, ce mécanisme de conversion peut avoir des conséquences juridiques importantes puisque la forme juridique de la société (et donc les règles applicables en vertu du Code des sociétés et des associations) s’en trouve modifiée.
A noter que même si la transformation est faite automatiquement le 1er janvier 2024, les administrateurs de la société concernée devront tout de même effectuer la modification effective des statuts et convoquer une assemblée générale dans les six mois (c’est-à-dire au plus tard le 30 juin 2024).
Si ces règles ne sont pas respectées, les administrateurs seront tenus personnellement et solidairement des dommages subis par la société ou par des tiers résultant de cette négligence.

2.2. Modification des statuts ayant pour objet leur mise en conformité au Code des sociétés et associations (CSA)

Les sociétés dont la forme juridique ne doit pas être modifiée, doivent tout de même modifier leurs statuts pour les rendre conformes au nouveau CSA.
En effet, depuis le 1er mai 2019, il y a une possibilité d’opt-in : chaque société est libre de modifier ses statuts pour les adapter aux nouvelles règles du CSA. Néanmoins, toutes les dispositions contraignantes du CSA sont entrées en vigueur à partir du 1er janvier 2020 et ce, même si elles ne se retrouvent pas dans les statuts.

3. Quelques informations pratiques

3.1. Comment remplacer les statuts de votre société actuelle par ceux de la nouvelle forme juridique choisie ?

Comme pour toute modification des statuts, il vous faudra convoquer une assemblée générale. Les membres présents à l’assemblée générale devront décider formellement de la conversion de la société et de l’adaptation des statuts en conséquence.
Ensuite, une fois que la décision de l’assemblée générale a été prise, il faudra procéder à la publication de la transformation au Moniteur Belge. Cette publication n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés. Nous pouvons citer par exemple :

• Les sociétés momentanées qui sont converties en sociétés simples ne devront pas publier leur modification au Moniteur Belge ;
  Si une telle publication n’est pas obligatoire, il est tout de même conseillé d’avertir vos clients, entreprises partenaires ainsi que vos principaux fournisseurs que votre société a changé de forme juridique.

3.2. Devez-vous faire appel à un notaire ?

Il n’est pas toujours obligatoire de faire intervenir un notaire pour adapter les statuts d’une société au nouveau Code. En effet, l’intervention obligatoire du notaire dépend tant de l’ancienne forme que de la nouvelle forme juridique de votre société. Par exemple :

• Les sociétés momentanées qui sont converties en sociétés simples ne devront pas faire appel à un notaire ;
• Les sociétés coopératives à responsabilité limitée (SCRI) qui se transforment en sociétés en nom collectif (SNC) ne doivent pas obligatoirement passer par un notaire. Au contraire, les SCRI qui se convertissent en sociétés coopératives (SC) ou en sociétés à responsabilité limitée (SRL) devront faire intervenir un notaire ;
• Les sociétés en commandite par actions (SCA) qui se transforment devront nécessairement faire intervenir un notaire et ce, peu importe la forme juridique choisie.
  En principe, lorsque la société a été constitué par acte authentique, la modification des statuts de cette société devra avoir lieu devant un notaire.

4. Notre conseil : agissez sans vous précipiter

Il vous reste encore quelques mois pour modifier la forme juridique de votre société. Par conséquent, il ne sert à rien de se précipiter. Néanmoins, étant donné que la modification des statuts requiert une décision de l’assemblée générale et qu’une publication au Moniteur Belge est nécessaire, il faut quand même prévoir un certain délai avant que votre société soit effectivement transformée.

N’hésitez pas à réfléchir avec vos associés et actionnaires aux différentes structures juridiques qui s’offrent à vous. N’oubliez pas qu’il est souvent obligatoire de faire intervenir un notaire et que même si vous n’avez pas modifié vos statuts, les dispositions impératives du CSA sont applicables à votre société.

Le cabinet Philippe & Partners se fera un plaisir de vous accompagner et de déterminer avec vous quel habit juridique correspond le mieux aux particularités de votre société.