Het spreekt voor zich dat de coronaepidemie, die de wereld de afgelopen maanden heeft geteisterd, negatieve gevolgen heeft en zal hebben voor de financiële gezondheid van ondernemingen.
In deze omstandigheden is het belangrijk dat de bestuurder van de vennootschap rekening houdt met de zogenaamde “alarmbel”-procedure en de toepassingsvoorwaarden ervan. Deze voorwaarden zijn gewijzigd met de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Wanneer zij vaststellen dat de financiële toestand van de vennootschap in een situatie verkeert als in één van de hieronder beschreven situaties, dienen de bestuurders binnen de twee maanden na deze vaststelling een algemene vergadering bijeen te roepen.
Deze strikte verplichting (die een resultaatsverbintenis is) om de algemene vergadering binnen twee maanden bijeen te roepen geldt ook wanneer de door de wet bedoelde kritieke situatie niet is vastgesteld, maar op grond van wettelijke bepalingen of de statuten had moeten worden vastgesteld.
Deze laatste veronderstelling haakt in op bepaalde momenten waarop de vennootschap door de wet of door de statuten verplicht is om verschillende boekhoudkundige documenten op te stellen (en voor te leggen) (bv. de verplichting om het ontwerp van de jaarrekening ten minste vijftien dagen voor de jaarlijkse algemene vergadering voor te leggen aan de aandeelhouders). Dit impliceert dus voor de bestuurders een verhoogde waakzaamheid bij het opstellen van boekhoudkundige documenten die een financiële tekortkoming in de onderneming kunnen aantonen.
Deze oproeping stelt de algemene vergadering voor een alternatief: de ontbinding van de vennootschap of de invoering van bepaalde maatregelen om de continuïteit ervan te verzekeren. Deze herstelmaatregelen zullen in een speciaal verslag, los van de oproeping tot de algemene vergadering, moeten worden gedetailleerd en toegelicht.
De toepassingsvoorwaarden van de alarmbelprocedure verschillen naargelang de vorm van de vennootschap in moeilijkheden.
In het geval van een BV (5:153 WVV) en CV (6:119 WVV) ontstaat de verplichting voor het bijeenroepen zodra (een van de volgende voorwaarden is voldoende om de procedure te verplichten) :
De eerste voorwaarde is zuiver boekhoudkundig en tot op zekere hoogte objectief. Het netto actief van een vennootschap wordt verkregen door van de activa op de balans de voorzieningen en passiva in mindering te brengen. De bijeenroeping zal de regel zijn wanneer de schulden en voorzieningen de activa overstijgen. De vergadering moet echter ook worden bijeengeroepen als het actief weliswaar groter is dan de voorzieningen en de schulden, maar het risico bestaat dat dit actief onder de voorzieningen en de schulden valt. In dit geval zal het bestuursorgaan een rol als scheidsrechter op zich nemen, wat uiteraard vraagt om voorzichtigheid.
De tweede voorwaarde, ingevoerd door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, vereist een bepaalde projectie door de bestuurders, die op min of meer lange termijn de capaciteit van hun vennootschap om haar verplichtingen na te komen zullen moeten beoordelen. In deze periode van de COVID-19-crisis krijgt dit toepassingsgeval uiteraard zijn volle betekenis.
In het kader van de NV (7:228 en 7:229 WVV) moet de alarmbelprocedure worden geactiveerd zodra het netto actief tot minder dan de helft van het kapitaal is teruggebracht, ten gevolge van een verlies.
Zowel voor BV, CV als voor de NV hoeft de alarmbelprocedure slechts één keer per 12 maanden te worden gevolgd, wanneer de basis hetzelfde blijft. Met andere woorden, indien binnen twaalf maanden na de bijeenroeping van de algemene vergadering de voorwaarden die de bijeenroeping rechtvaardigden zich opnieuw voordoen, is er geen verplichting om een tweede maal de alarmbelprocedure op te starten. Indien de tweede toepassing van de procedure echter door een andere voorwaarde wordt gerechtvaardigd, moet deze worden geactiveerd.
Bij niet-naleving van de hierboven beschreven procedure kunnen de bestuurders zo nodig persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Schade geleden door derden wordt, behoudens tegenbewijs, vermoed het gevolg te zijn van het niet bijeenroepen van de algemene vergadering. De wet voorziet dus in een omkering van de bewijslast die een derde schuldeiser vrijstelt van het bewijs van het verband tussen de afwezigheid van de oproeping en de schade die hij lijdt.
In de aanwezigheid van verontrustende tekenen over de financiële situatie van de vennootschap mag het bestuursorgaan dus de door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen opgelegde maatregelen niet uit het oog verliezen en moet het rekening houden met de termijn van twee maanden die het Wetboek voorziet om actie te ondernemen door de algemene vergadering bijeen te roepen.