De voorbije jaren, zelfs decennia veruit het meest gebruikte middel van communicatie, de e-mail, krijgt een wettelijke grondslag. Voor wie buiten de juridische sector actief is misschien ongeloofwaardig, maar alvorens op 1 januari 2023 het Nieuw Burgerlijk Wetboek in werking is getreden, was een e-mail in feite niet wettelijk erkend als een geldig middel van kennisgeving. Een arbeidsovereenkomst beëindigen, uw verzekering opzeggen of een factuur protesteren langs elektronische weg, het was in feite van niet veel waarde. Gelukkig was de rechtspraak in de regel een stuk flexibeler. Mede ingegeven door o.m. de artikelen 1322 en 2281 Oud Burgerlijk Wetboek1 werd een e-mail daar veelal wel als een geldige kennisgeving weerhouden . En met de hervorming van Boek I van het Burgerlijk Wetboek krijgt die rechtspraak nu ook een wettelijke grondslag.
Letterlijk luidt het nieuwe artikel 1.5: “De kennisgeving is de mededeling van een beslissing of een feit verricht door een persoon aan een of meer bepaalde personen. De kennisgeving bereikt de bestemmeling wanneer deze ervan kennisneemt of er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen. De kennisgeving langs elektronische weg verricht, bereikt de bestemmeling hetzij wanneer deze ervan kennis neemt, hetzij wanneer deze er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen voor zover dat, in die laatste hypothese, die bestemmeling voorafgaandelijk het gebruik heeft aanvaard van het elektronisch adres of van een ander elektronisch communicatiemiddel dat de persoon die de kennisgeving verricht, heeft aangewend.” (art. 1.5 Nieuw Burgerlijk Wetboek). Of een (louter) elektroniche correspondentie als een geldige kennisgeving wordt aanvaard, wordt dus vooral beoordeeld aan de zijde van de geadresseerde ervan.
Een kennisgeving langs elektronische wordt dus slechts als rechtsgeldig beschouwd wanneer de verzender kan aantonen dat de geadresseerde er daadwerkelijk kennis van heeft genomen. Op die manier heeft de wetgever de geadresseerde willen beschermen tegen bijvoorbeeld e-mails die in de spam terecht komen, of e-mails aan adressen die niet meer in gebruik zijn, of die verkeerd geschreven zijn. Het meest sluitende bewijs van een effectieve kennisname is een ontvangst- en beter nog leesbevestiging, of uiteraard een reply of antwoord door de geadresseerde. Dan kan men achteraf uiteraard niet meer ontkennen dat men van de mededeling kennis heeft genomen.
Kan de verzender niet het bewijs leveren van een effectieve kennisname door de geadresseerde, dan wordt de kennisgeving enkel aanvaard wanneer is aangetoond dat de geadresseerde “redelijkerwijze kennis had kunnen nemen van de kennisgeving”, wanneer de verzender dus kan aantonen dat effectief een e-mail is verstuurd, dat dit is gebeurd aan het gebruikelijke adres van de geadresseerde, dat hij geen foutmelding heeft gekregen, edm. Daaraan is dan echter een voorafgaande voorwaarde gekoppeld, met name dat de geadresseerde met dergelijke manier van communiceren heeft ingestemd. De verzender van een kennisgeving langs elektronische weg, e-mail of andere, zal desgevallend dus moeten aantonen dat de geadresseerde heeft aanvaard dat zijn of haar e-mail adres, of enig ander elektronisch middel (sms, whatsapp, edm.) dat aan hem of haar gekoppeld is, gebruikt mag worden voor formele of officiële kennisgevingen. Dat kan op verschillende manieren gebeuren: via een formele en specifiek daartoe opgestelde verklaring uitgaande van de betreffende geadresseerde, via een vermelding in een door de hem of haar ondertekende overeenkomst, eventueel in algemene voorwaarden als kan aangetoond worden dat deze gekend en aanvaard waren. De rechtspraak zal één en ander nog moeten uitwijzen, maar volgens de letterlijke bewoordingen van de wet, zal in principe wel een specifiek e-mail adres of een ander specifiek elektronisch communicatiemiddel vermeld moeten zijn, meer bepaald hetgeen de verzender heeft gebruikt. Vermoedelijk zal in de praktijk dergelijke aanvaarding ook geaccepteerd worden op basis van gewoonte, op basis van de praktijk zeg maar. Wanneer blijkt dat elektronische communicatie de gewoonlijke manier van communiceren is tussen partijen, en dat daarbij steeds eenzelfde e-mail adres wordt gebruikt, dan zal de rechtspraak dat in principe accepteren als een akkoord dat op die manier wordt gecommuniceerd, en dat de geadresseerde er redelijkerwijs kennis van heeft kunnen nemen.
Conclusie: een wettelijke basis voor officiële kennisgevingen langs elektronische weg, maar gekoppeld aan bepaalde voorwaarden en toch ook een zekere bescherming van de geadresseerde. Wil men als verzender geen enkel risico lopen, dan doet men er daarom wellicht goed aan om de inhoud van een bepaalde elektronische kennisgeving ook nog eens per aangetekende post te versturen, eventueel zelfs met ontvangstbevestiging door de postdiensten. Trouwens zal dat ook verder het uitgangspunt en het te volgen traject blijven, wanneer in overeenkomsten of (algemene) voorwaarden specifiek is bepaald dat officiële kennisgevingen over actualisaties, of over tekortkomingen desnoods zelfs opzeg, edm. aangetekend moeten gebeuren.
Referentie