Het advocatenkantoor Philippe & Partners hecht het grootste belang aan de vertrouwelijkheid van uw informatie. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens het kantoor verzamelt over u en hoe wij ze gebruiken, evenals de rechten die u heeft en hoe u ze kunt uitoefenen. Het kantoor verbindt zich ertoe alle passende middelen in te zetten om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Het advocatenkantoor Philippe & Partners, dat zijn vestigingen in Brussel, Luik, Bergen, Luxemburg, Düsseldorf, Londen en Parijs omvat (voor meer informatie over onze vestigingen, zie https://philippelaw.eu/nl/contact), verzamelt uw persoonsgegevens voor eigen rekening, als verwerkingsverantwoordelijke.
U kunt contact opnemen met ons via de volgende contactgegevens:
Philippe & Partners
Hulpensteenweg, 181/9
1170 Brussel
Tel.: 02/250.39.80
E-mail: privacy@philippelaw.eu
De gegevens die door het kantoor worden verwerkt, zijn afhankelijk van uw hoedanigheid. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende situaties die zich kunnen voordoen.
Het kantoor verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om alleen de gegevens te verzamelen en te verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor een goed beheer van het dossier. In het bijzonder willen wij uw aandacht erop vestigen dat het belangrijk is dat u er ook op toeziet dat u ons alleen informatie verstrekt die relevant is voor uw dossier.
| Cliëntgegevens en gegevens van vertegenwoordigers / aangestelden / verzekerden / zakenpartners / familie … van cliënten | Gegevens van tegenpartijen en personen vermeld in het dossier | Gegevens van advocaten van andere kantoren / rechters / gerechtelijke mandatarissen, enz. | Gegevens van (aangestelden en vertegenwoordigers van) leveranciers en dienstverleners |
|---|---|---|---|
| Het advocatenkantoor is in de eerste plaats een zakelijk kantoor. Bijgevolg zijn de verwerkte persoonsgegevens zelden direct gerelateerd aan de cliënten (vaak bedrijven), maar eerder aan personen verbonden met deze bedrijven (vertegenwoordigers, aangestelden, verzekerden, klanten, enz.). Als u echter een particuliere cliënt bent, verwerkt het kantoor ook persoonsgegevens die rechtstreeks betrekking hebben op u en/of uw gezin. Met uitzondering van de contactgegevens die op gestandaardiseerde wijze worden verzameld voor de aanmaak en het beheer van het dossier (identificatiegegevens van de cliënt), zijn de categorieën van de verwerkte gegevens potentieel zeer uiteenlopend en zullen ze in grote mate afhangen van de aard van het dossier dat u ons toevertrouwt. Als advocaten zullen wij waarschijnlijk ook gegevens van een bepaalde gevoeligheid verwerken:
|
Met het oog op een goed beheer van een dossier zal het in de meeste gevallen nodig zijn om persoonsgegevens te verwerken van “tegenpartijen” van de cliënten van het kantoor, alsook van andere derden wier namen in het dossier zullen worden opgenomen, ongeacht of het gaat om familieleden, medecontractanten, professionele relaties, enz. Net als bij cliënten zal de aard van de gegevens in kwestie noodzakelijkerwijs zeer uiteenlopend zijn en in hoge mate afhangen van het soort geschil. Evenzo kunnen ook gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten en bijzondere categorieën van gegevens worden verwerkt. In sommige gevallen zal deze informatie, vanwege het beroepsgeheim, ook buiten medeweten van de betrokkene worden verwerkt. |
In de uitoefening van zijn functie moet de advocaat noodzakelijkerwijs in contact staan met andere actoren uit de gerechtelijke wereld: we denken hierbij vooral aan advocaten van andere kantoren, gerechtsdeurwaarders, magistraten en griffiers. De persoonsgegevens die over deze personen worden verwerkt, zijn relatief beperkt: het gaat om familienamen en voornamen, titels, beroepsactiviteiten en, in sommige gevallen, contactgegevens alsook partners (in het geval van advocaten). |
Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens van de aangestelden van zijn leveranciers en dienstverleners. Ook deze gegevens zijn relatief beperkt: het gaat om familienamen en voornamen en de contactgegevens van deze personen, evenals hun beroepsactiviteit en het bedrijf waarvoor ze werken. |
Verordening (EU) nr. 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“algemene verordening gegevensbescherming” of “AVG”) bepaalt dat elke verwerking moet gebeuren op grond van een van de zes in de verordening genoemde gerechtvaardigde grondslagen:
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende doeleinden van de door het kantoor uitgevoerde verwerkingen en de gerechtvaardigde grondslagen waarop deze verwerkingen zijn gebaseerd.
| Cliëntgegevens en gegevens van vertegenwoordigers / aangestelden / verzekerden / zakenpartners / familie … van cliënten | Gegevens van tegenpartijen en personen vermeld in het dossier | Gegevens van advocaten van andere kantoren / rechters / gerechtelijke mandatarissen, enz. | Gegevens van (aangestelden en vertegenwoordigers van) leveranciers en dienstverleners |
|---|---|---|---|
| 1ste doel: het beheer van het dossier dat door de cliënt aan het kantoor wordt toevertrouwd (juridisch advies of gerechtelijke of andere procedure). De persoonsgegevens zijn nodig om de wet toe te passen op een bepaalde situatie. De rechtvaardigingsgrondslag van deze verwerking berust, afhankelijk van het geval, op de uitvoering van een contract (voor gegevens over de cliënt zelf), op een wettelijke verplichting (met name in het kader van een gerechtelijke procedure) of, in andere gevallen, op het gewogen gerechtvaardigde belang van de advocaat om over alle gegevens te beschikken die nodig zijn voor de verdediging van zijn cliënt (artikel 6, lid 1, punt f) van de AVG), in overeenstemming met de hem door de wet toegekende opdracht en de eed die hij heeft afgelegd;. 2de doel: administratief beheer van de cliënten (opening van het dossier, registratie van de verleende diensten, facturatie, enz.). De rechtvaardigingsgrondslagen van deze verwerking zijn gebaseerd op de uitvoering van een contract (voor gegevens die betrekking hebben op de cliënt zelf) of het gerechtvaardigde belang (voor gegevens die betrekking hebben op de vertegenwoordigers/aangestelden van de cliënt) of, in bepaalde gevallen, op een wettelijke verplichting (in boekhoudkundige en fiscale aangelegenheden). 3de doelstelling: het voorkomen van het witwassen van geld. De rechtvaardigingsgrondslag van deze verwerking is een wettelijke verplichting. 4de doel: het beheer van alle eventuele geschillen (voornamelijk inzake honoraria). Het gerechtvaardigde grondslag van deze verwerking is het gerechtvaardigde belang van het kantoor. 5de doelstelling: de promotie van onze diensten. Het gerechtvaardigde grondslag van deze verwerking is het gerechtvaardigde belang van het kantoor. |
Het enige doel waarvoor deze gegevens kunnen worden gebruikt, is het beheer van het dossier van de cliënt en de verdediging van zijn belangen. Vanwege het specifieke karakter en de verschillende facetten van de advocatuur kan de verwerking van deze persoonsgegevens gebaseerd zijn op twee gerechtvaardigde grondslagen, die afhankelijk van de omstandigheden zullen worden gecombineerd:
|
Het enige doel waarvoor deze gegevens kunnen worden gebruikt, is het beheer van het dossier van de cliënt. De gerechtvaardigde grondslagen van deze verwerking zijn:
|
1ste doel: het beheer van de contractuele relatie van het kantoor met deze leveranciers en dienstverleners. De gerechtvaardigde grondslagen van deze verwerking zijn gebaseerd op de noodzaak van de uitvoering van een overeenkomst – wanneer deze rechtstreeks met de betrokkene wordt gesloten – of op het gerechtvaardigde belang van het kantoor wanneer de overeenkomst tot levering of dienstverlening wordt gesloten met de werkgever van de betrokkene of de onderneming die de betrokkene vertegenwoordigt.
2de doel: het beheer van geschillen. Het gerechtvaardigde grondslag van deze verwerking is het gerechtvaardigde belang van het kantoor. |
Het kantoor zal in geen geval uw persoonsgegevens verkopen.
Om de goede uitvoering van onze opdracht en de hierboven beschreven doeleinden te waarborgen, zijn wij soms echter verplicht om bepaalde informatie te communiceren aan derden of hen toegang te geven tot bepaalde informatie, zoals aan:
De duur van de bewaring van uw gegevens wordt bepaald door:
De belangrijkste termijnen zijn de volgende:
| Cliëntgegevens en gegevens van vertegenwoordigers / aangestelden / verzekerden / zakenpartners / familie … van cliënten | Gegevens van tegenpartijen en personen vermeld in het dossier | Gegevens van advocaten van andere kantoren / rechters / gerechtelijke mandatarissen, enz. | Gegevens van (aangestelden en vertegenwoordigers van) leveranciers en dienstverleners |
|---|---|---|---|
| Factureringsgegevens: tot het einde van onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (7 volledige belastingjaren)
Specifieke gegevens voor elk dossier: 5 jaar na het afsluiten van het dossier Gemeenschappelijke gegevens voor alle dossiers: 5 jaar na de voltooiing van de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd Promotie van onze diensten: tot u ons vraagt deze verwerking te stoppen Witwaspraktijken: 10 jaar na de voltooiing van de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd |
Gegevens eigen aan elk dossier: 5 jaar na het afsluiten van het dossier | Contactgegevens: Uw gegevens worden bewaard zolang onze professionele relatie dit rechtvaardigt. | Contactgegevens: 10 jaar na het einde van het contract |
Als betrokkene heeft u andere rechten. Hieronder vindt u een korte beschrijving van deze rechten en hoe u ze kunt uitoefenen.
Graag vestigen wij echter uw aandacht op het feit dat het beroepsgeheim ons in sommige gevallen verhindert om op uw verzoek in te gaan.
U kunt ons alle vragen over de registratie en verwerking van uw gegevens toesturen.
U kunt te allen tijde, op schriftelijk verzoek aan het kantoor, bevestiging krijgen dat uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien van toepassing, toegang verkrijgen tot deze gegevens en een gratis kopie ervan ontvangen. Eventuele bijkomende exemplaren zullen u worden verstrekt tegen voorafgaande betaling van € 50,- administratiekosten.
U kunt te allen tijde en via een schriftelijk verzoek aan het kantoor de rectificatie van onjuiste persoonsgegevens over u of uw kinderen verkrijgen. Op dezelfde manier kunt u ook vragen dat onvolledige gegevens worden aangevuld.
U kunt te allen tijde en door middel van een schriftelijk verzoek aan het kantoor de verwijdering van uw persoonsgegevens verkrijgen, op voorwaarde dat een van de volgende redenen van toepassing is:
U kunt het kantoor schriftelijk verzoeken de verwerking te beperken om een van de volgende redenen:
Indien beperkingen op de verwerking worden toegekend, mogen persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag, alleen worden verwerkt met toestemming van de betrokkene, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte, of voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om gewichtige redenen van algemeen belang.
U heeft het recht om te allen tijde en middels een schriftelijk verzoek aan het kantoor, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken op de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd op de uitvoering van een taak van algemeen belang of noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen die het kantoor behartigt.
Het kantoor zal dergelijke persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wordt aangetoond dat er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op prospectie, heeft u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking.
U heeft het recht om, middels schriftelijk verzoek aan het kantoor, de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens over u of uw kinderen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens aan een andere verantwoordelijke door te geven, zonder dat het kantoor dit belemmert, wanneer:
Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze in te trekken middels een schriftelijk verzoek aan het kantoor. De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming die is gegeven voordat deze werd ingetrokken.
Het kantoor stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat zijn wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming worden nageleefd en om zo snel mogelijk te reageren op elke klacht die in dit verband aan het kantoor wordt gericht.
Indien u niet tevreden bent met het ontvangen antwoord, heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit.
Hoogstraat 139
1000 Brussel
Tel.: +32 2 213 85 40
Fax.: +32 2 213 85 65
E-mail: contact@apd-gba.be
U heeft ook de mogelijkheid om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit in uw land. Hier vindt u de contactgegevens van alle toezichthoudende instanties https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_nl.